سیستم مدیریت قرار ملاقات و جلسات

استفاده از یک سیستم نرم افزاری که به صورت کاملاً کاربردی، تمامی مراحل یک جلسه، از هماهنگی های قبل از تشکیل جلسه (قرار ملاقات ) تا پی گیری های نتایج جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را در برداشته و مکانیزه نماید، می تواند نقش ارزنده ای در تسهیل مدیریت جلسات داشته باشد.

سیستم اطلاعاتی مدیریت جلسات ماهان، با نگرشی کاربردی، مدیریت جلسات در سازمان ها را آسان می نماید و می تواند به عنوان یک ابزار کمکی در خدمت مدیران جلسه، شرکت کنندگان و سایر افراد مربوطه باشد



سیستم مدیریت قرارملاقات وجلسات

* قابلیت تنظیم قرارملاقات مخاطبین (مشتریان و دیگر افراد)
* امکان یادآوری تاریخ قرار ملاقات و دستور جلسه به دعوت شدگان از طریق ارسال پیام کوتاه
* مشاهده همزمان چندین قرارملاقات در زمان های مشخص به منطور انتخاب بهترین زمان جلسه
* امکان تقسیم بندی واحدهای سازمان و جدا سازی قرار ملاقات های مربوط به هر بخش از سازمان
* امکان لغو قرارملاقات و اطلاع رسانی به اعضای جلسه به صورت خودکار

* تبدیل و انتقال اطلاعات قرارملاقات به جلسه
* امکان تقسیم بندی موضوع و هدف جلسات
* ثبت صورتجلسه و همچنین سایر نتایج و تصمیمات جلسه
* ثبت وضعیت حضور اعضاء در جلسات
* امکان ثبت و ضمیمه نمودن انواع فایلهای مربوط به جلسه (اسکن صورت جلسه امضاء شده، فایل صوتی و تصویری و ....)
* ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری و مهلت انجام آن
* ارسال مصوبات جلسه برای مجریان تعیین شده هر فعالیت
* قابل رویت بودن فعالیت های ارجاع شده به هر شخص در لیست پیگیری های وی
* ثبت نتیجه و اقدامات انجام شده برای یک فعالیت ارجاعی
* امکان رؤیت روند پیشرفت یک فعالیت تعیین شده



امکانات ویژه

* ‫استفاده از ماژول پی گیری جهت اطمینان از اجرای مصوبات جلسه
* ‫ایجاد یک تقویم کاری و برنامه فردی برای هر شخص
* ‫جلوگیری از تداخل جلسات و برنامه های هر فرد در سازمان
* ‫ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای جلسات
* ‫ایجاد لیست پی گیریهای اقدامات مصوب شده در جلسات
* ‫استفاده از سیستم پیام رسان جهت هماهنگی تشکیل جلسات
* ‫استفاده از سیستم پیام رسان جهت یادآوری قرارها و جلسات هر فرد
* ‫ارسال پیام به کاربران، هنگام پایان مهلت انجام مصوبه

گزارشات

همانطور که ذکر شد، این سیستم گزارشات مفیدی از مراحل مختلف اجرای جلسات و مصوبات آن تهیه می کند. این گزارشات در انواع گوناگون و با فرمت های مختلفی تهیه می شوند. نمونه ای از این گزارشات عبارتند از:

* ‫نمودار‪ تعداد‪ جلسات‪ و‪ مصوبات‪ آنها بر اساس واحد تشکیل دهنده جلسه و بازه زمانی تعریف شده
* ‫گزارش‪ آخرین وضعیت‪ مصوبات
* نمودار مصوبات انجام نشده در یک نگاه با توجه به اولویت های انجام کار بر اساس سه رنگ قرمز،زرد، سبز
* ‫وضعیت‪ فعالیت های‪ واگذار‪ شده‪ به‪ افراد
* قرارگیری اکشن پیام کوتاه جهت یادآوری فعالیت های انجام نشده به مسئول انجام کار



امکانات عمومی

علاوه برامکانات فوق دو ماژول اطلاعات پایه و مدیریت سیستم تعبیه شده در این سیستم، وظایف عمومی سیستم را انجام می دهند

ماژول اطلاعات پایه

این ماژول به منظور تسهیل کار کاربران عادی و همچنین حفظ یکپارچگی سیستم، ایجاد شده و حاوی اطلاعات پایه ای (همچون تعریف موضوع جلسه –واحد های سازمانی و ...) است که در سایر ماژول ها کاربرد دارد

‫مدیریت سیستم

‫این ماژول وظیفه مدیریت کاربران سیستم را بر عهده دارد. در بخش مدیریت سیستم، مدیر سیستم می­تواند کاربران را تعریف کند و با تعیین منوهای مختلف و فرم­های زیر هر منو، نحوه دسترسی هر فرد را به فرم مورد نظر تعیین کند. اطلاعات واحدها، سمت­ها و پست­های سازمانی نیز در این بخش قابل تعریف است
تهران جهت کسب اطلاعات بیشتر، لطفاً به سایت WWW.MAHANCO.COM شرکت ماهان مدیریت جامع اطلاعات مراجعه نموده و یا با دفتر تهران شماره تلفن های 88366873و88366853و88579119 و88579120 -021 ، دفتر کرمان شماره تلفن های 2229717 و 2223145-0341 تماس حاصل فرمائید

مدیریت ، ارتباط ، مشتری ، اطلاعات ، طبقه بندی ، ارزش ، رضایت ، افزایش فروش ، ارتباط دو جانبه و مطمئن ، وضعیت بازار ، بازاریابی ، نیاز ، مدیریت ارتباطات ، پی گیری ، قرار ملاقات ، کنترل قرارداد ، خدمات پس از فروش ،